الحفظ والفهرسة
اليوم سنبدأ شرح مصطلحين قد يكونا متداولين بيننا كثيراً
لكن هل نعي معناهما ؟؟!! تعال معي لنبدأ بالتعرف عليهما سوياً ..
أول هذين المصطلحين (( الحفظ ))
الحفظ / ترتيب الأوراق والمستندات والسجلات الأصلية أو صور منها وتخزينها
بالطريقة التي تكفل سرعة معرفة مكانها واستخراجها عند الحاجة للرجوع إليها .
لذلك يجب وضع نظام حفظ مرن ليتناسب مع أي تغير في الظروف بحيث يسهل معرفة
أماكن الملفات وإعادتها إلى أماكنها بعد الاطلاع عليها ..
ثاني مصطلح (( التصنيف ))
التصنيف /هو تقسيم الأوراق والسجلات والمستندات الى مجموعات ذات صفات مشتركة
تحفظ كل مجموعة منها معاً في مكان واحد تحت اسم واحد حتى يسهل معرفة مكان المستند
أو السجل المطلوب استخراجه من بين المستندات أو السجلات الأخرى ...
أنواع التصنيف ومميزات وعيوب كل صنف :
1-التصنيف الموضوعي :
كل المستندات والأوراق المتعلقة بموضوع واحد معين توضع معاً في ملف واحد ..
مميزاتها :
* سهولة الوصول الى المستند المعين اذا عرف الموضوع الذي يتعلق به المستند ..
* لا تحتاج إلى أثاث خاص لتطبيقها ..
* ان هذه الطريقة تقوم على أساس تقسيم الموضوعات إلى أبواب ، الأبواب إلى فصول ،
الفصول إلى موضوعات ..
عيوبها :
* البطء إذ أن على الموظف قراءة المستند جيدا قبل أن يقرر أي الموضوعات يخص ..
* زيادة التكاليف ، إذ يحتاج إلى موظفين مقتدرين ..
2-التصنيف الجغرافي :
يتم تقسيم الملفات إلى مجموعات حسب الموقع الجغرافي ، فتوضع ملفات الأشخاص
الذين يقطنون في حي أو مدينة أو محافظة في ملف خاص ..
مميزاتها :
* يمكن استخراج الملف بسرعة عند معرفة المنطقة الجغرافية ..
* صعوبة الخلط بين ملفات الأشخاص الذين تتشابه أسماؤهم..
* تغني عن استعمال الفهارس ..
عيوب التصنيف الجغرافي :
* لا يمكن استخراج ملف أحد الأشخاص إلا إذا عرف اسمه وعنوانه ..
* قد يختلط الأمر على الموظفين الذين يقومون بالحفظ ، فيضعون بعض الملفات
في غير مناطقها لجهلهم بأسماء المدن ومواقعها ..
3-التصنيف الزمني أو التاريخي :
يتم ترتيب المحفوظات في هذه الطريقة بحسب التاريخ الذي وصلت فيه إلى المؤسسة
حيث يعتبر هو الأساس في عملية التصنيف ..
* تستعمل هذه الطريقة في كثير من المؤسسات مثل: البنوك *
4- التصنيف الهجائي :
تستعمل هذه الطريقة عندما يكون بالإمكان التعبير عن رؤوس الموضوعات المراد
تصنيفها بكلمة واحدة رئيسية ..
5-التصنيف اللفظي :
بعض الأسماء وخاصة الأجنبية قد تتشابه عند لفظها ، ولكنها تختلف عند تهجئتها
ولمواجهة هذه المشكلة ظهرت طريقة الحفظ اللفظي أو الصوتي .
واجبات السكرتير الثانوية
أخذنا في الدرس الرابع والخامس والسادس واجبات السكرتير الأولية والأساسية
واليوم سنبدأ بشرح واجباته الثانوية ....
1-السكرتير وترتيبات السفر والحجز
يقوم الرئيس أو المدير في الوزارات أو المؤسسات بزيارات عمل داخلية أو خارجية
لحضور مؤتمرات او اجتماعات او ندوات ..
يقوم السكرتير بالإجراء والترتيبات الضرورية التي تساعد الرئيس في زيارته وتوفر
له راحة قبل وأثناء وحين عودته ………
أهم الإجراءات التي يقوم بها السكرتير أثناء سفر المدير :
* تحديد مكان وزمان السفر وفق الوثائق اللازمة ...
يحدد الرئيس للسكرتير موعد ومكان الزيارة فيقوم مباشرة السكرتير بتحضير
مستلزمات الزيارة في الوقت المناسب من تذاكر السفر والملفات والوثائق والمعلومات
الضرورية المتعلقة بطبيعة العمل في تلك المنطقة ..
وأيضاً تجهيز وسيلة النقل التي يريدها الرئيس وعن موعد السفر باليوم والشهر و الساعة
" صباحا ، مساء" وأن يستفسر عن أماكن التوقف وعن المقابلات التي سيجريها المدير
في أماكن التوقف.
* إجراءات حجز وسيلة النقل ومكان الإقامة ...
يقوم السكرتير بالحجز في كل محطة توقف أو قيام ، إما هاتفياً أو شخصياً أو بواسطة
و كلات السفر ..كذلك تحديد الفنادق التي يرغب الرئيس في الإقامة بها ..
يقوم السكرتير بإبلاغ الفندق في اسم الرئيس ومركزه وموعد وصوله ...
* إجراءات تصاريح الدخول والمغادرة ...
تشترط بعض الدول أو المناطق الحصول على تأشيرة دخول مسبقة وأن يكون جواز السفر
أو وثيقة السفر سارية المفعول فعلى السكرتير أن يدون أسماء هذه الأقطار في قائمة
خاصة للرجوع إليها عند الحاجة ...
* تأكيد موعد السفر (( مهمة )) ...
تشترط بعض الشركات أن يتم تأكيد السفر مسبقاً قبل أربع وعشرين ساعة أو ثماني
وأربعين ساعة فعلى السكرتير أن يتابع ذلك مع رئيسه ..
* إجراء تحويل العملة والمخصصات اليومية ...
يمكن للسكرتير أن يؤمن النقود اللازمة للرئيس بإحدى الطرق :
(شبكات سياحية – فتح اعتماد –شبكات الأرصدة الدائنة )
* تأمين الوثائق المطلوبة مثل الشهادة الطبية ، ورخصة القيادة وغيرها :
فعلى السكرتير أن يكون على علم بما تتطلبه الأقطار المختلفة من شهادات
ووثائق ويتم ذلك من خلال مكاتب السياحة فيعمل على تأمين حاجته من هذه
الوثائق المطلوبة ..
2-إعداد جدول يفصل مواعيد السفر ...
أي أن يقوم السكرتير بإعداد جدول يبين مواعيد السفر والمقابلات ويضم الجدول
خلاصة للحاجات الأخرى كالمستندات والملفات اللازمة وتزويده بالخرائط للأقطار
التي يزورها ..
كما يقوم السكرتير بإبلاغ كافة الشخصيات والمؤسسات التي سيزورها الرئيس
بأهداف الزيارة لأخذ الموافقة المسبقة لها ...
3-إعداد أوراق العمل والكشوفات اللازمة ...
أي أن يقوم السكرتير بجمع وإعداد المعلومات والبيانات والأوراق والوثائق الخاصة
بالعمل والتي قد يحتاجها الرئيس في مهمته وعليه أن يقوم بترتيبها حسب الجدول
المعد لكل مقابلة ..
4-إدارة المكتب أثناء غياب الرئيس ...
* يقوم بإنجاز الموضوعات التي لم تتم إذا كلف بذلك ..
* تحويل الأعمال التي لا يستطيع حلها إلى الجهات المختصة ..
* تجميع الأمور الباقية والتي لم يتخذ قرارا بشأنها في ملف خاص للمتابعة مع الرئيس ..
* إعداد قائمة بأسماء الزوار والمراجعين الذين زارو المكتب أو اتصلوا به أثناء غياب
الرئيس للعلم ..
* كتابة تقارير الأعمال الهامة التي جرت أثناء غياب الرئيس ..
* يقوم بإطلاع الرئيس على الأمور الهامة التي اتخذت في غيابه ..
الرئيسية
اعلان فتح خط للمسافرين مسعد ( منعم ) الجزائر ( العاصمة )
موضوع: الحفظ والفهرسة 
