وظائف السكرتير بعد انتهاء الاجتماع
سنكمل اليوم بإذن الله وظائف السكرتير ولكن هذه المرة بعد انتهاء الاجتماع ....
وظائف السكرتير بعد انتهاء الاجتماع :
1-اذا كان الاجتماع قد تم تسجيله بآلة التسجيل ( مسجل الصوت ) يتعين على السكرتير
إعادة كتابة هذا الاجتماع على مسودات ورقية ، تمهيداً لطباعته ..
2-عرض محضر الاجتماع في مسوداته على الرئيس ، تمهيداً للموافقة على طبعه
على الآلة الكاتبه..
3-كتابة محضر الاجتماع بشكل منسق ، مراعياً الأصول المتبعة في كتابة محاضر
الاجتماعات..
وفيما يلي نموذج لإحدى وقائع جلسات الاجتماعات :
4- بعد الصياغة النهائية لمحضر الاجتماع وطباعته يتم عمل نسخ كافية لتوزيعها
على الأعضاء الحاضرين والاحتفاظ ببعض النسخ منه في ملفات مخصصة لذلك ..
5- يتولى المتابعة لمدى تنفيذ القرارات السابقة التي سبق اتخاذها في كل جلسة من
جلسات الاجتماعات ..
6- عرض التقارير التي ترد دوريا وبشكل مستمر على رئيس الجلسة لمتابعتها والوقوف
على ماتم تنفيذه من القرارات التي اتخذت سابقاً ..
7-إعداد نماذج بيانية ، تتعلق بالمشاكل التي يتخذ فيها قرار بالرجوع إلى بعض
العاملين في المنشأة ، لسماع أرائهم فيها ، وإعادة عرضها على المسئولين لمناقشة
وجهات النظر واتخاذ القرار المناسب ...
أيضا سندرس وظيفة المدير أثناء الاجتماع ...
وظائف رئيس الجلسة أثناء الاجتماع له عدة وظائف هامة :
* إتاحة الفرصة لكل عضو لإبداء وجهة نظره في الموضوع المطروح للمناقشة
والتمتع بالهدوء الكامل والصبر عند سماع أراء الحاضرين ...
* تقديم الآراء بطريقة موضوعية تمهيداً لاتخاذ القرار المناسب في الموضوع المطروح للبحث ..
* تنظيم إبداء الآراء بحيث يُسمع المتحدث بدون مقاطعة ..
* التحلي بالحكمة وأن يُشعر الحاضرين بمقدرته وكفائتة على إدارة الاجتماع ..
*عدم الانفراد بالرأي عند اتخاذ القرار ..
* المحافظة على وقت الاجتماع ..
* يتعين على رئيس الجلسة أخذ فرصة للراحة أثناء الاجتماع....
* * * *
يعتمد نجاح الاجتماع على خبرة وكفاءة رئيس الجلسة وثقة الحاضرين في خبرته الإدارية ...